• Michael Bot

Twaalf Tips Tot Telefoon Teksten

Bijgewerkt: mrt 4

Thuiswerken? Dat is niet meer het nieuwe normaal. Het is eerder regel, dan uitzondering. Althans, dat merk ik aan het aantal aanvragen dat binnenkomt om telefoonmenu's te updaten en van nieuwe meldingen te voorzien. En hoe schrijf je nou een goede tekst voor een voicemail of een telefoonsysteem? Vaak krijg ik de vraag of ik dat toevallig ook kan doen; schrijven. Het antwoord? Jazeker. Ik werk ook als copywriter.

Maar nog leuker vind ik het om je op weg te helpen, zodat je zelf in de pen kan klimmen.

Daarom dit artikel met twaalf tips tot telefoonteksten:


1. Een vrolijke begroeting. Begin uiteraard met een vrolijke begroeting. Een opgewekt 'goedendag' of simpelweg 'hi', 'hoi' of 'hallo' volstaat. Dat is net even wat persoonlijker en toegankelijker, dan wanneer jouw klant direct "Dit is de voicemail van Arie Lex" te horen krijgt.


2. Laat je jouw voicemail inspreken? Vermijd het woordje 'ik'

Wanneer je jouw voicemail door een voice-over laat inspreken, gebruik dan geen 'ik' in de teksten die je aanlevert. Logisch natuurlijk wanneer je via Studio Stem Smederij je voicemail laat inspreken, dat je de tekst aanlevert in de zogeheten 'derde persoon'. Dit lijkt weliswaar vanzelfsprekend, maar omdat ik het vaak voorbij zie komen zeg ik het toch maar: Vermijd 'ik'.


3. Maak het niet langer dan nodig.

Bellers willen niet lang aan het lijntje gehouden worden. Maak de tekst dus altijd kort en bondig en gebruik geen overbodige termen.

Het kan prominent klinken om kwistig te zijn met taalgebruik. Als dat ook daadwerkelijk in jouw voordeel spreekt, dan zal ik de laatste zijn die gaat schrappen in het script. Maar sommige woorden zijn gewoon wat overdadig.

Wat dacht je van de zin 'wij verbinden u door met een beschikbare medewerker'? Zodat je zeker weet dat je niemand stoort op zijn welverdiende vakantie? Gekkigheid natuurlijk. 'Beschikbaar' is hier een overbodige term. Evenals 'dienstdoend' en dergelijke woorden.


Daarnaast kan het voor een beller ook erg vervelend zijn wanneer je even niet beschikbaar bent. Zadel de beller in dat geval niet op met een lange voicemail-begroeting. Houdt ook deze kort en bondig. Uit onderzoek is gebleken dat de lengte voor een voicemail niet langer dan 10 à 15 seconden zou moeten zijn.


4. Inrichten van het keuzemenu

Ook voor het inrichten van een menu geldt dat je deze niet te lang moet maken.

Verdeel eerst alle afdelingen in ten hoogste vijf onderdelen. Vervolgens kun je deze per afdeling weer ondervedelen in kleinere onderwerpen.


Bijvoorbeeld:

Voor de afdeling verkoop: kies 1

Voor de administratie: kies 2

Voor de planning: kies 3.


Kiest de klant voor optie 1, dan kun je hem bijvoorbeeld doorzetten naar een volgend keuzemenu:

Voor de verkoop van fietsen, kies 1

Voor de verkoop van losse onderdelen, kies 2

5. Mag het een 'uurtje' minder zijn? In telefoonteksten worden vaak de openingstijden netjes gecommuniceerd. "Wij zijn geopend van 9 uur tot 5 uur" is een prima zin, maar het klinkt wat stroef. Het bekt niet lekker voor een voice-over. Lees het maar eens hard op voor. "Wij zijn geopend van negen tot vijf uur", klinkt al veel mooier. Helemaal weg laten kan ook: "Wij zijn geopend tussen 9 en 5".

Let er dus op dat je niet achter elke tijdsnotatie het woordje 'uur' gebruikt.


6. Openingstijden uitschrijven

Nu we het toch over de tijd hebben. Hoe noteer je de tijd eigenlijk in een script. Ik spreek de volgende notaties in elk geval als volgt uit:

  • 01:00 uur - spreek ik uit als één uur

  • 12:00 uur - spreek ik uit als twaalf uur

  • 13:00 uur - wordt uitgesproken als één uur

  • 24:00 uur of 00:00 uur - wordt uitgesproken als twaalf uur.

7. Notatie telefoonnummers

De wijze waarop je een telefoonnummer noteert is van invloed op de alliteratie van de uitspraak ervan. Je kunt hier bij het schrijven van je belscript al invloed op uitoefenen. Laat ik mijn telefoonnummer als voorbeeld gebruiken.

  • 0.23-23.40.200 Wordt uitgesproken als "nul-drieëntwintig drieëntwintig veertig tweehonderd"

  • 023-2.3.4.0.2.00 Wordt uitgesproken als "nul-drieëntwintig twee drie vier nul twee nulnul"

  • 0.2.3.2.3.4.0.2.0.0 Wordt uitgesproken als "nul twee drie twee drie vier nul twee nul nul"

8. Notatie e-mail adressen/URL's

"Voor vragen ben ik bereikbaar op michael@stemsmederij.nl of neem een kijkje op www.stemsmederij.nl"

Wanneer ik bovenstaand voorbeeld krijg aangeleverd, dan hanteer ik de volgende uitspraak: "Voor vragen ben ik bereikbaar op michael et stemsmederij punt en el of neem een kijkje op wee-wee-wee punt stemsmederij punt en el"


Het @-teken wordt dus doorgaans als 'et' uitgesproken. Heb je liever dat hier 'apenstaartje' wordt gezegd, geef dit dan specifiek aan bij de briefing of instructies. En wat de URL betreft wordt er vaak vanuit gegaan dat 'www' als vanzelfsprekend wordt uitgesproken. Dat is niet het geval. Staat er michaelbot.nl? Dan spreek ik het 'www' niet in. Wees daarin dus concreet.


Ten slotte de schuine streep. Deze spreek ik standaard in als 'slash'. stemsmederij.nl/shop wordt dus ingesproken als stemsmederij punt en el slash shop. Wil je liever dat het /-teken wordt uitgesproken als 'schuine streep'? Geef dat dan wederom aan bij de briefing van de opdracht.


9. Gebruik niet te vaak dezelfde woorden in één menu, melding of prompt.

Pas op met woorden die te veelvoudig voorkomen. Valkuilen die momenteel veel voorkomen zijn bijvoorbeeld woorden als 'momenteel' of 'bijvoorbeeld'. Meerdere van dit type 'dezelfde' woorden in een melding klinkt al snel vreemd of zelfs irritant.


10. Wees uniek

"Op dit moment zijn wij gesloten. Spreek na de toon uw boodschap in. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met u op."

Hoe vaak heb jij deze zin al gehoord in je leven? Dergelijke teksten zijn te horen in ruim zeventig procent van alle telefooncentrales. Hoewel standaard voicemail begroetingen natuurlijk hun werk doen, hoeft een zakelijke voicemail natuurlijk niet te klinken als een robot.


Hier is de mijne:

"Dit is de voicemail van Michael van Studio Stem Smederij. Goed dat je belt, want dan kun je meteen horen hoe ik deze heb ingesproken. Laten we het ijzer smeden nu het nog heet is. Spreek je bericht in en ik probeer je zo snel mogelijk terug te bellen". Of wat dacht je van deze: "Helaas. Nu zijn we dicht. Maar je hoeft niet op ons te wachten. Ga wat leuks doen! Dan bellen wij je wel terug op het moment dat het ons uit komt. Moet je alleen even laten weten wanneer het jou schikt en dat kun je dan weer inspreken na de piep"


11. Afsluiting

Je hebt er natuurlijk aan gedacht om het telefoonmenu of je voicemail met een vrolijke begroeting aan te vangen. Daarnaast is het ook vriendelijk en toegankelijk om af te sluiten met bijvoorbeeld 'Hartelijk Dank' of 'Fijne Dag'.


12. Hoe je echt 'verbinding' maakt met jouw klant.

Door je voicemailberichten of IVR in te laten spreken door een professionele voice-over klinkt jouw VoiP-centrale, KPN antwoordapparaat of Vodafone telefoonmenu altijd professioneel. Het geeft meteen die betrouwbare indruk. Met mijn ervaring weet ik goed de gewenste tone-of-voice aan te slaan, waarmee mij telefoonstem eveneens de identiteit van jouw merk/bedrijf uitstraalt en vrijwel direct 'verbinding' maakt met jouw potentiële klant.

Recente blogposts

Alles weergeven

Directe levering

BINNEN 24 UUR

100% tevredenheid

NO CURE, NO PAY

Eigen studio met

HOGE KWALITEIT 

Eenvoudig achteraf BETALEN VIA IDEAL

indien gewenst MEELUISTEREN 

Meer informatie of een gratis sample?

 

Bel of mail me via het contactformulier. Ik neem dan vrijwel direct contact met je op.
 

Met de luxe van mijn eigen studio kan ik je zelfs binnen 30 minuten een gepersonaliseerde demo sturen.

Studio Stem Smederij / Michael Bot

Generaal de Wetstraat 56

2021 XK  HAARLEM

KvK 17234057

Telefoon 023 23 40 200

E-mail  michael@stemsmederij.nl

  • SoundCloud - Black Circle
  • LinkedIn - Black Circle
  • Facebook
  • Twitter
  • Instagram
  • YouTube - Black Circle

Contactformulier

Bestand uploaden
Ondersteund bestand uploaden (max. 15 MB)